Апостиль українських документів у Німеччині - Що це? Як? Де?

Як і де зробити апостилізацію документів в Німеччині? Що треба знати?

Особливості апостилювання офіційних документів в Україні з метою підтвердження їх подальшої чинності

Що таке Апостиль та яке його значення?

Апостиль — це спеціальний штамп, що ставиться на офіційних документах і підтверджує їх дійсність з метою подальшої їх чинності.

Питання про дійсність документів за кордоном

Документи для надання в різні органи, установи та організації часто потребують легалізації через апостилювання або консульську легалізацію. Різниця полягає в одному критерії: приєднання тої чи іншої країни до Гаазької конвенції, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 05.10.1961. До конвенції Україна приєдналась 10.01.2002 року (набула чинності 22.12.2003 року). З цього моменту українці мають змогу легалізувати документи через штамп апостилю (“Haager Apostille”).

Корисне посилання: Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів

Апостилювання застосовується в країнах, які приєдналися до Гаазької конвенції (ЄС, США) а консульська легалізація потрібна для країн, які не є членами Гаазької конвенції (наприклад Канада).

Що потрібно знати про процедуру апостилювання?

Для того щоб апостилювати той чи інший документ варто врахувата наступне: документ обов’язково має бути оригіналом або нотаріально завіреною копією. Крім того, документи, які подаються на апостилювання, не повинні мати корекцій, закреслених слів, виправлень та інших недоліків.

На які українські документи ставиться Апостиль?

Свідоцтва, що видаються органами ДРАЦС (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, усиновлення дитини, зміну імені тощо).
Судові рішення.
На офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами.
Документи про освіту тощо.
Юридичні документи, пов’язані з діяльністю компаній та організацій ( установчі документи, статути, договора).

Увага! Документи, що були видані на офіційних бланках, що наразі не відповідають сучасним вимогам, потрібно замінити на дублікати на актуальних бланках. Тільки після заміни варто поставити апостиль на ці дублікати.

Наприклад, якщо свідоцтво було видане раніше 2016 року, а то постиль на нього не поставлять, оскільки такий документ відсутній у базі Міністерства юстиції України. В даному випадку потрібно отримуваати дублікат.

Порядок легалізації офіційних документів

Починаючи з 1 січня 2023 року, в Україні змінено порядок легалізації офіційних документів. Тут варто зазначити, що в Україні з 1 січня 2023 року набув чинності пункт1 Постанови КМУ від 27.05.2022 №631 «Про внесення змін до пункту 1 постанови КМУ від 18.01.2003 р. №61 (Про надання повноважень на проставлення апостиля)».

Корисне посилання: Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів

Тут варто звернути увагу на те, що певну частину офіціцних документів, що раніше засвідчувалося МЗС, починаючи з 1 січня 2023 року засвідчуватимуть МВС, ДМС та ДПС.

Які документи засвідчує Міністерство внутрішніх справ (МВС)?

Міністерство внутрішніх справ апостилізує документи, видані ним та його територіальними органами, за винятком документів у сфері освіти та науки.

Які документи засвідчує Державна міграційна служба (ДМС)?

ДМС проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються ДМС, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів.

Які документи засвідчує Державна податкова служба (ДПС)?

ДПС проставляє апостиль на документах , що видаються самою ДПС та її органами.

УВАГА! На перелічених вище типах офіційних документів МЗС апостиль більше не проставлятиме й повертатиме без розгляду документи, повноваження на засвідчення апостилем яких належать іншому органу.

Які документи засвідчує Міністерство закордонних справ (МЗС) ?

Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів.

Які документи засвідчує Міністерство освіти та науки?

Міністерство освіти та науки апостилізує офіційні документи, видані ним, територіальними органами, освітніми закладами, підприємствами, установами та організаціями, що надають освітні послуги або займаються науковою діяльністю.

Які документи засвідчує Міністерство юстиції?

Міністерство юстиції апостилізує документи, видані органами юстиції, судами, державними архівами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Також Міністерство юстиції на своїй офіційній сторінці розмістило інформацію про суттєві зміни щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля.

Корисне посилання: Щодо проставлення апостиля на документах (minjust.gov.ua)

Починаючи з 23.03.2023 ні оригінали, ні нотаріальні копії документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР не можуть бути прийняті для проставлення апостиля на території України.

Проте апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) цих документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідчених в установленому порядку на території України копії (фотокопії) таких документів з перекладом за умови обов’язкової попередньої легалізації оригіналу цих документів.

Тобто, якщо у вас свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть тощо) видано органами України у радянські часи, тоді ви можете проставити на цьому документі апостиль виключно після того як отримаєте свідоцтво повторно у будь-якому відділі державної реєстрації актів цивільного стану на підконтрольній території України.

Якщо ж ваше свідоцтво видано органами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім УРСР, то у такому випадку проставлення апостиля здійснюється уповноваженими органами цих держав.

Чи можна отримати апостиль на офіційних документах в посольствах або консульствах за кордоном?

Ні, не можна. Апостиль на документах, що були видані вищезгаданними органами може бути проставлено виключно на терирторії України.

Корисне посилання: Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав визначено в Наказі Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх прав України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5

Скільки часу потрібно очікувати на апостиль?

Терміни розгляду документів з метою проставлення апостиля задля набуття ним подальшої чинності встановлюються компетентним органом. Загалом термін проставлення апостиля складає, як правило, 2 робочих дні. До 20 днів варто очікувати, якщо заявникові чи заявниці необхідно отримати зразок підпису, відбиток печатки або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану (у випадку відсутності відомостей про них у реєстрі та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності).

Яка форма апостилю на документі?

Апостиль проставляється розміром 10×10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до встановленої форми; проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші; всі пункти апостиля та додаткова інформація під апостилем заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно; виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

Під апостилем за рішенням компетентного органу може розміщуватися додаткова інформація, зокрема QR-код адреси електронного реєстру для перевірки дійсності апостиля. Внесення до Електронного реєстру апостилів запису про апостиль здійснюється в разі відсутності підстав для відмови у проставленні апостиля і підтверджується написом «Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)», розміщеним під апостилем. Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно через вебсайт, що ведеться адміністратором Реєстру, за посиланням: https://apostille.minjust.gov.ua/

Документи, що необхідно надати для отримання послуги апостилювання

Заява про проставлення апостиля.
Документ про оплату послуги з проставлення апостиля (або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія).
Документ, що посвідчує особу громадянина України / національний паспорт іноземця / документ, що посвідчує особу іноземця.
Оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль.

Вартість надання послуги

Адміністративний збір

Для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян; юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Підстави для відмови у наданні послуги

Документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції
До повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі
Текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження
Документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку
Документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов’язкових реквізитів, який повинен містити такий документ
У документі є незастережені виправлення або дописки
Компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів
Не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостилю.

Як поставити апостиль на свідоцтво про шлюб або розлучення?

Люди, які укладають чи розривають шлюб обов’язково отримують офіційні документи від ДРАЦС — свідоцтва, що підтверджують факт реєстрації чи розірвання шлюбу.

Чи дійсні згадані свідоцтва за межами України?

Свідоцтво про шлюб або Свідоцтво про розлучення є дійсними в Україні, але задля використання їх за її межами потребують здійснення додаткових правових кроків. Насамперед такі документи потребують легалізації через апостилювання чи консульську легалізацію.

Як зробити апостилювання, якщо ви в Німеччині?

Як ми писали вище, апостиль на українські документи ставиться тількив Україні в відповідному міністерстві або відповідній службі. Якщо у вас немає можливості зробити апостіль самостійно, то можна замовити таку послугу у сервісних або юридичних фірмах.

Замовити апостилювання українських документів у Німеччині можно в Колегії адвокатів Кримханд (Дортмунд, Німеччина) написавши запит або зателефонувати по WhatsApp +380977632286 (розмовляють українською мовою).

Апостиль українських документів у Німеччині – Що це? Як? Де?